実りある会議に必要な要素は、「議論」「決定」「実行」です。この３点を確実にするために必要になるのが、「調査」と「チェック」になります。
・調査
会議を開く前に、しっかりと事前調査をして、議論する材料を用意しておくということです。ただ何となく人が集まっただけでは、それほど深い議論はできません。議論をするための材料が必要なのです。その材料を用意するためには、資料を分析したり、新しい資料を入手したり、新しい情報を提供したりしましょう。
新しい資料や材料があれば、参加する人々も大いに興味をそそられ、新しい考えや提案が生まれてきたりするでしょう。
・チェック
実行されたことのその後のフォローを必ずしてください。決定が成されても、それを実行しない場合もあるからです。そして、仮に実行されたとしても、その結果がその会議のメンバー全員に知らされない場合もあります。
ですので、決定したことがしっかりと成されたかどうか、それをチェックする担当者、期日、内容、そしてそれが成されなかった場合にどうするか、ということをその会議ですべて決めておく必要があります。また、実行したことが、期待していた結果と違った場合、どうするかを決めておきましょう。
以上を実行することで、無駄な時間のない、実りある会議になると思います。