議事録はすべての発言を記録する速記とは違います。話を要約し、何が重要な発言なのかを見極め記録をしていく作業は、会議の内容を確実に把握しないとできません。そのため、判断能力が必要となり非常に勉強になります。ですので、最初は難しいと感じることも無理ないのです。新入社員のあなたに議事録を任せるのは、ただ単純に事務を任せているのではなく、要約力をつけ、近い将来に会議の進行役ができるようになる特訓の意味合いもあるのです。
具体的には、会議の日時、名称、場所、参加者を記録し、その後にミーティングの流れを続けます。
どんな議事録をとるかは、会議の種類によって異なりますが、誰が発言した内容なのかを残す場合も多いです。会議の前には、アジェンダと呼ばれる、その日に話し合う内容を箇条書きされたものが配られることがありますが。その場合、それに基づいてまとめるとすっきりしますよ。
もし、会議を欠席している人がいた場合でも、この議事録を見ることで、その日の会議の概要を知ることができます。議事録を社内外に転送する場合は、送信前に必ず上司のチェックを仰ぎましょう。会議のポイントが抜けていたり、また、余計なことが書かれていた場合は、指摘をしてくれるでしょう。