自分としては何としてもそうしたい、でもどうしても状況が許さない、という気持ちを表現し、相手にあなたの状況を理解してもらいましょう。相手が上司や取引先、お客さんの場合は「できることならそうさせていただきたいのですが・・・」といった丁寧な言い回しをすると、相手の不満も少なからず解消できます。自分はやりたい、という意志をみせることで相手の心証も悪くならずに断ることができるでしょう。