謝罪文の適切な書き方って?
この間、仕事でミスをしてしまって取引先のお客さんを怒らせてしまったんだ。だから大慌てで謝罪文を送ったんだけど・・・なんだかさらに怒らせてしまったみたいなんだ。謝るつもりで送ったメールだったのに、どうしてだろう?何が気にさわってしまったのかな?
謝罪対象、その敬意と原因、今後の対応策を明記しましょう。
「謝るつもりで送ったメールが、逆に相手を怒らせてしまった」というのは、じつはしばしば経験する出来事なのです。謝り方にもいくつかのポイントがあって、それを抑えた謝り方をしないと、反感を買ってしまうこともありますので十分注意が必要です。その相手を怒らせてしまった謝罪文というのは、ただ「申し訳ありません」と書いてあるだけではなかったですか?謝罪文を書くポイントは、次の3点です。
1.何のことについて謝っているのかをきちんと書く
  まずは「何の件について謝罪しているのか?」「何が(どこが)悪かったと思っているのか?」をきちんと書きましょう。
2.なぜ、そういう事態になったのかという経緯と原因をきちんと説明する
ただ「すいません」「申し訳ありません」だけでは、相手も納得できません。「どういう経緯でそうなったのか?」「原因は何だったのか?」を説明することが重要です。
3.今後の対応策を書く
これが相手の一番知りたいところです。即答できない場合でも、「今後の対応につきましては、上のものとも相談しまして、後日あらためてご連絡させていただきます」というような一文を入れておきましょう。
以上に気をつけて、少しでも相手からの信頼の回復に努めるようにしてください。
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